PDF คืออะไร PDF หรือ พีดีเอฟ ย่อมาจาก Portable Document Format คือ ไฟล์ประเภทหนึ่ง ที่ไม่สามารถแก้ไขได้ แต่สามารถเรียกดู พิมพ์ออกมา หรือส่งต่อให้ผู้อื่นสามารถอ่านเนื้อหาด้านในได้ ซึ่งถูกสร้างมาจากโปรแกรม Adobe Acrobat PDF นั้นเหมาะกับการใช้งาน คือ การทำเอกสารที่เป็นตัวอย่าง หรือ การทำเอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพราะไฟล์งานของ PDF มีคุณภาพสูง และเหมือนกับต้นฉบับทุกประการ อีกทั้งยังมีข้อดีในการใช้งาน ในส่วนของการคัดลอกข้อมูลด้านใน ถือเป็นไฟล์เอกสารที่นิยมใช้มากในหมู่นักเขียน เมื่อมีการส่งผลงานการเขียนอีกด้วย
ผู้ใช้งานหรือผู้ที่เรียกดูเอกสาร จะไม่สามารถเข้าไปแก้ไขใด ๆ ได้ทั้งสิ้น สามารถเปิดดู เพื่ออ่าน หรือ พิมพ์เอกสารออกมาได้เพียงเท่านั้น ไฟล์พีดีเอฟนี้สามารถรองรับการอ่านข้อมูลผ่าน Web Page ได้ดี โดยเฉพาะการส่งเอกสารที่ต้องการจัดเรียงตามต้นฉบับ หากใช้โปรแกรมอื่น เช่น Microsoft Word เมื่อมีการส่งต่อ อาจจะทำให้การจัดเรียงเนื้อหา ผิดพลาดไปจากต้นฉบับเดิม แต่ถ้าหากส่งเป็นไฟล์พีดีเอฟ เนื้อหาด้านในที่ต้องการส่งต่อ หรือ เผยแพร่ออกไปข้อมูลจะเหมือนต้นฉบับทุกอย่าง ไม่มีผิดเพี้ยนไปจากเดิมอย่างแน่นอน
อย่างไรก็ตาม หากเนื้อหาในไฟล์พีดีเอฟ มีมากเกินไปจนทำให้ไฟล์ตัวนี้ มีขนาดใหญ่ รายละเอียดข้อมูลค่อนข้างครบ และทำให้การจัดส่งข้อมูลเกิดการล่าช้า เพราะต้องรอดาวน์โหลดเป็นระยะเวลานาน อาจะส่งผลต่อการใช้เวลาในการส่งไฟล์ ผู้ใช้งานควรมีตัวช่วยในการบีบอัด หรือ ย่อขนาดไฟล์ประเภทนี้ เพื่อให้ไฟล์เล็กลง สะดวกในการส่งต่อข้อมูล
การย่อขนาดไฟล์ PDF คืออะไร
สำหรับการย่อขนาดไฟล์ PDF คือ การบีบอัด หรือลดขนาดไฟล์ใหญ่ ๆ ให้มีขนาดเล็กลง เพื่อสะดวกในการส่งข้อมูล เนื่องจากการส่งข้อมูลด้วยไฟล์ประเภทนี้ จะทำให้ผู้รับเอกสาร หรือรับไฟล์เนื้อหาได้รับข้อมูลไปอย่างครบถ้วน ไม่ผิดพลาดทั้งเนื้อหา และการจัดเรียงเนื้อหา อีกทั้งในการส่งข้อมูล โอกาสที่ไฟล์จะสูญหายมีน้อยมาก เพราะผู้ส่งยังคงมีต้นฉบับ ซึ่งไม่สามารถที่จะเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในส่วนใดได้
เพราะเหตุใด จึงต้องย่อขนาดไฟล์ PDF
เนื่องจากไฟล์ประเภทพีดีเอฟนี้ เป็นไฟล์ที่มีคุณภาพ และความละเอียดสูง ซึ่งจะทำให้เพิ่มพื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์ และการบีบอัดไฟล์ ส่งผลในเรื่องของการไม่ทำให้เนื้อหา และข้อมูลของเอกสาร รวมถึง Layout หรือ การจัดหน้าของเอกสารจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง และการย่อขนาดไฟล์ประเภทนี้ให้เล็กลง จะส่งผลต่อการแชร์ข้อมูลไฟล์ดังกล่าว ไปยังแพลตฟอร์ม (Platform) อื่นได้ง่ายยิ่งขึ้น ถึงแม้ว่าจะมีเนื้อหาหรือขนาดเอกสารที่ใหญ่ ใช้เวลาในการส่งนาน แต่เมื่อมีการลดขนาดให้เล็กกว่าเดิม หรือบีบไฟล์ให้เล็กลงแล้ว ก็จะทำให้การจัดส่งเร็วขึ้นนั่นเอง
ข้อดีของการ ลดขนาดไฟล์ PDF
แน่นอนว่า ผู้ใช้งานไฟล์พีดีเอฟนี้ ย่อมที่จะต้องการลดขนาดไฟล์ เพื่อให้การส่งต่อข้อมูล เป็นไปได้ด้วยความสะดวก เนื้อหาครบถ้วน ไม่เปลี่ยนไปจากเดิม ข้อดีของการลดขนาดไฟล์พีดีเอฟ มีหลากหลายประการ ดังนี้
- ลดพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล
เมื่อไฟล์พีดีเอฟมีขนาดใหญ่ ย่อมทำให้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลของผู้ใช้งานลดลง อาจไปรบกวนพื้นที่ในส่วนอื่น ไม่ว่าจะมีการสร้างไฟล์ จากแพลตฟอร์มใดก็ตามไฟล์รูปแบบนี้ มักจะมีขนาดใหญ่กว่าไฟล์ เอกสารทั่วไปเสมอ และการบีบอัด หรือ ลดขนาดไฟล์ ก็ไม่ทำให้ รูปภาพ Layout หรือ ฟ้อนต์ (Font) รวมถึงข้อมูลทั้งหลายที่ถูกฝังไว้ในไฟล์ สูญหาย หรือเสียรูปแบบ การลดขนาดไฟล์ จะช่วยให้ผู้ใช้งานมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลในส่วนอื่นมากขึ้น ไม่ว่าจะลดขนาด ไฟล์รูปแบบนี้ เป็น 100kb-300kb ก็ตามจะสามารถเพิ่มพื้นที่ได้อีกมากมายเลยทีเดียว - ส่งไฟล์งานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
แน่นอนว่า เมื่อไฟล์มีขนาดเล็ก การดาวน์โหลดจะสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว เทียบเท่ากับการใช้บริการอินเทอร์เน็ต การลดขนาดไฟล์ประเภทนี้ จะช่วยลดระยะเวลาในการส่งไฟล์ และจะทำให้การดาวน์โหลดเร็วขึ้น หากผู้ใช้งานมีความจำเป็นที่ต้องใช้ ไฟล์พีดีเอฟ ที่มีขนาดใหญ่ มีรายละเอียดครบครัน เพื่อต้องการข้อมูลที่ครบถ้วน และต้องการความรวดเร็ว ในการส่งข้อมูลจะต้องทำการบีบอัดไฟล์ หรือ ปรับขนาดไฟล์รูปแบบนี้ก่อนส่งทุกครั้ง แล้วจะส่งผลให้ไฟล์ส่งไปถึงผู้รับ ได้ภายในไม่ถึง 1 นาที - ประหยัดค่าใช้จ่ายที่อาจจะเกิดขึ้น
หากคุณใช้งานเอกสารไฟล์พีดีเอฟเป็นประจำ และต้องการส่งข้อมูลที่เหมือนต้นฉบับ โดยไม่ผิดพลาด เมื่อขนาดไฟล์ของคุณมีขนาดใหญ่เกินไป หากเป็นในองค์กร หรือ บริษัทต่าง ๆ จำเป็นจะต้องเกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ซึ่งจะเป็นค่าใช้จ่ายในการสำรองพื้นที่จัดเก็บข้อมูลภายในหลายส่วน ไม่ว่าจะเป็นการซื้อพื้นที่ในเว็บไซต์เพิ่ม หรือ อุปกรณ์เสริมอย่าง ฮาร์ดดิสก์พกพา (External Hard disk) ซึ่งทำให้เพิ่มงบประมาณในส่วนนี้ หรือหากต้องส่งข้อมูลผ่าน อินเทอร์เน็ต (Internet) ก็ต้องใช้ความเร็วของอินเทอร์เน็ตที่เพิ่มขึ้น เมื่อมีการดาวน์โหลดไฟล์พีดีเอฟขนาดใหญ่ อาจจะต้องจ่ายค่าอินเตอร์เน็ตเพิ่มขึ้นได้ แต่ถ้ามีการบีบอัดไฟล์ประเภทนี้ ด้วย Adobe PDF ก็จะสามารถลดขนาดไฟล์ภาพได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายใดใดเพิ่มเติมเลยทีเดียว - สะดวกในการใช้ข้อมูล
เมื่อมีการลดขนาดไฟล์พีดีเอฟ ในส่วนของการแชร์ หรือ ส่งต่อข้อมูลจะสะดวก ทั้งผู้รับ และผู้ส่ง นอกจากนี้เมื่อผู้ใช้งานต้องการที่จะ เปิดไฟล์งานนี้ ก็สามารถเปิดได้ทันทีโดยไม่ต้องรอการดาวน์โหลดนาน หรือ ไฟล์ภาพมีขนาดใหญ่จำเป็นจะต้องใช้ความเร็วอินเทอร์เน็ตเพิ่ม หากมีการบีบไฟล์แล้ว สามารถส่งและเปิดไฟล์ได้ทันที และเมื่อต้องการพิมพ์ (Print) เอกสารไฟล์ประเภทนี้ออกมาก็ทำได้เลย โดยที่รูปแบบของไฟล์ ไม่ผิดพลาดไปจากต้นฉบับอย่างแน่นอน
วิธีย่อขนาดไฟล์ PDF
สำหรับวิธีการย่อขนาดไฟล์พีดีเอฟ เพื่อให้ขนาดของไฟล์เล็กลง โดยที่ยังคงสามารถรักษาคุณภาพของไฟล์ไว้ให้มากที่สุด สามารถทำได้ดังนี้
- ทำการอัปโหลดไฟล์พีดีเอฟ หรือ สามารถลากไฟล์มาวาง บน pdf file compressor ได้เลย
- จากนั้น >กดปุ่ม “บีบอัด”> รอระบบทำการย่อขนาดไฟล์
- เมื่อระบบประมวลไฟล์เรียบร้อยแล้ว >กด “ดาวน์โหลด”>และ “Save” ลงบนตำแหน่งที่ต้องการบนอุปกรณ์นั้น ๆ
**สามารถบีบอัดไฟล์PDF ได้ทีละหลายไฟล์พร้อมกัน ตั้งแต่ 2 ไฟล์เป็นต้นไป**
แนะนำ App หรือโปรแกรมฟรี ที่ใช้ลดขนาดไฟล์ PDF
- ลดขนาดไฟล์ PDF บน Mac
– เปิด “Mac Preview” และเปิดโปรแกรม “Adobe PDF”
– จากนั้นเลือก “ไฟล์” >แล้วกด “ส่งออก”(Export) และเลือกส่งออกเป็น PDF
– ให้คลิก เมนู Pop up ตัวกรองควอตซ์ >และเลือก “บีบไฟล์ PDF” แล้วบันทึก เพียงเท่านี้คุณก็จะได้ไฟล์ขนาดเล็ก ตามที่คุณต้องการได้ภายในเวลาไม่นาน - ลดขนาดไฟล์ PDF บน Windows
หากต้องการบีบอัดไฟล์ PDF ผ่าน Windows คุณสามารถทำได้ครั้งละหลายไฟล์ ไม่ว่าจะบีบครั้งละ 3 ,5 หรือ 10 ไฟล์ ก็สามารถทำได้ทีเดียวพร้อมกัน ซึ่งการย่อบนวินโดว์สามารถใช้ได้ทั้งออนไลน์ และ ออฟไลน์ มีขั้นตอนการลดขนาดไฟล์พีดีเอฟ บน windows ดังนี้
– เริ่มต้นเปิด Acrobet Pro > ไปที่เครื่องมือ “Optimize PDF”
– จากนั้น >เลือกไฟล์ PDF แล้ว > คลิก “Open”
-ไปที่ปุ่ม “ลดขนาดไฟล์” ซึ่งจะอยู่แถบเมนูด้านบน
– เลือกตัวเลือกตำแหน่งบนอุปกรณ์ที่ต้องการ หากมีให้เปลี่ยน นามสกุลเพิ่ม คลิก “pdf” > แล้วกดบันทึกเอกสาร เอกสารที่ได้จะเข้าไปอยู่บนตำแหน่งโฟลด์เดอร์ ที่คุณทำการเลือกไว้ ไม่ต้องรอเวลานาน คุณก็สามารถคลิกเปิดเอกสารได้เลย - ลดขนาดไฟล์ PDF บน IPhon
– เริ่มต้นด้วยการเปิดไฟล์พีดีเอฟ และ ทำการดาวน์โหลดลงบน Compressor ทำการแปลงไฟล์ ในขั้นตอนนี้จะใช้ระยเวลา ในการแปลงไฟล์เพียงครู่เดียวเท่านั้น จากนั้นดาวน์โหลดลงบนมือถือ ก็จะทำให้ไฟล์ที่ได้รับ มีขนาดที่เล็กลงจากเดิมเป็นที่เรียบร้อย
คำถามที่พบบ่อยเมื่อต้องการย่อขนาดไฟล์ PDF
1. เมื่อไฟล์ PDF มีขนาดใหญ่ สามารถย่อขนาดได้หรือไม่?
- Adobe PDF สามารถทำการบีบอัด หรือ ลดขนาดไฟล์พีดีเอฟได้ทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ ใหญ่ /กลาง/เล็ก ทางตัวไฟล์นี้สามารถ นำเข้ากระบวนการบีบอัดไฟล์ได้ ด้วยวิธีเดียวกันทั้งหมด อย่างไรก็ตาม การที่จะลดขนาดไฟล์ที่มีข้อมูลความละเอียดเยอะ หรือ ไฟล์รูปแบบนี้ที่มีขนาดใหญ่ อาจจะต้องใช้เวลาในการบีบอัดนาน กว่าไฟล์ที่มีขนาดเล็กแล้วนั่นเอง
- เมื่อย่อขนาดไฟล์ PDF แล้วคุณภาพจะเป็นอย่างไร?
- เมื่อทำการย่อขนาดไฟล์ผ่าน Adobe PDF รายละเอียด และคุณภาพของเอกสาร ไม่ว่าจะเป็น Pont, Layout,ข้อมูลอื่น ๆ จะยังอยู่ครบ เหมือนต้นฉบับทุกประการ เพราะทางโปรแกรม จะรักษาคุณภาพของไฟล์งานไว้คงเดิม ไม่ว่าจะเปิดบนอุปกรณ์ประเภทใดก็ตาม
- ในการย่อขนาดไฟล์PDF มีข้อจำกัดอื่น ๆ หรือไม่?
- สำหรับการย่อ หรือลดขนาดไฟล์ประเภทนี้ มันจะไม่มีข้อจำกัดใดทั้งสิ้น ไม่ว่าจะในเรื่องของพื้นที่จัดเก็บ เมื่อมีการบีบขนาดไฟล์ทำให้เล็กลง ก็จะมีพื้นที่เพิ่มขึ้น และการอัปโหลดเอกสารขนาดใหญ่ ที่ได้บีบอัดให้เล็กลงแล้ว การเปิดเอกสารก็ไม่ต้องใช้เวลาดาวน์โหลดนาน ดังนั้น การย่อขนาดไฟล์ PDF ไม่มีข้อจำกัดใดทั้งสิ้น รับรองได้เลยว่า คุณจะไม่พบปัญหาอื่นจากการย่อขนาดไฟล์อย่างแน่นอน
- การย่อขนาดไฟล์ PDF ทำยากหรือไม่?
- การย่อขนาดไฟล์พีดีเอฟ ทำได้ไม่ยาก เพียงเข้าไปที่โปรแกรม จากนั้น เลือกไฟล์ที่ต้องการลดขนาด บีบอัดให้เล็กลง จากนั้นยืนยัน รอระบบบีบไฟล์ให้สักครู่ จากนั้นบันทึก หากต้องการศึกษาวิธีเพิ่มเติม สามารถเลื่อนอ่านข้อมูลที่มี การลงรายละเอียดไว้ข้างต้นได้เลย เนื่องจากข้อมูลที่ได้เขียนไปข้างต้น มีการลงรายละเอียดไว้ค่อนข้างหลากหลาย และส่วนมากสามารถทำได้ไม่ยาก มั่นใจได้เลยว่า คุณสามารถทำตามได้อย่างแน่นอน
- สามารถตรวจสอบ ขนาดของไฟล์ PDF ก่อนที่จะลดขนาดไฟล์ได้อย่างไร?
- เริ่มต้นด้วยการ เปิดเอกสารที่ต้องการตรวจสอบขนาดไฟล์ บน Adobe Acrobat Reader จากนั้นเลือก > ไฟล์ > คุณสมบัติ จะมีข้อมูลขนาดของไฟล์ PDF ปรากฎขึ้นมา ข้อมูลเหล่านี้ จะอธิบายคุณสมบัติของเอกสารที่คุณต้องการทราบได้อย่างละเอียดครบครัน หากไม่เข้าใจตรงส่วนใด ข้อมูลที่มีการป๊อปอัพขึ้น จะเป็นตัวอธิบายรายละเอียดทั้งหมด
เมื่อคุณคือหนึ่งของผู้ใช้งาน Adobe PDF และมีการแชร์ข้อมูล ไฟล์ PDF เป็นประจำ แนะนำให้ลดขนาดไฟล์PDF เพื่อความสะดวกในการส่งต่อ และ ลดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลในส่วนนี้ เมื่อมีการบีบอัดไฟล์แล้ว อย่างที่ได้กล่าวไปข้างต้น ว่าข้อมูล หรือ เนื้อหาอื่นๆ จะไม่ถูกเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมแต่อย่างใด เพื่อความสะดวกในการส่งข้อมูล ดังนั้น ไม่ว่าไฟล์PDF จะมีขนาดใหญ่เพียงใด ก็สามารถปรับ ลดขนาดไฟล์PDF ให้เล็กลงได้