การบริหารที่ประสบความสำเร็จ โดยเฉพาะการบริหารองค์กรธุรกิจที่มีการแข่งขันด้านการตลาดสูง ๆ ปัจจัยสู่ความสำเร็จนอกจากขึ้นอยู่กับทักษะ ความรู้ ความสามารถของผู้บริหารแล้ว KPI หรือตัวชี้วัดความสำเร็จที่ผู้บริหารนำมาใช้ในการวัดและประเมินผล คือส่วนหนึ่งที่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรในหลาย ๆ ด้าน ทั้งการสร้างยอดขาย กำไร ความพึงพอใจของลูกค้า หรือกำลังการผลิต
KPI คืออะไร สำคัญอย่างไรกับการบริหารองค์กรธุรกิจ
- KPI คืออะไร KPI ย่อมาจาก Key Performance Indicator หมายถึง ดัชนีชี้วัดผลงานหรือ
ความสำเร็จของงาน โดยอักษรย่อแต่ละตัวมาจาก 3 ประโยค ซึ่งมีความหมายเกี่ยวข้องกับการวัดผลประเมินผลความสำเร็จ ดังนี้
K = Key หมายถึง หัวใจหลัก เป้าหมายหลัก กุญแจสำคัญของความสำเร็จ
P = Performance หมายถึง ประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ความสามารถในการทำงาน
I = Indicator หมายถึง ดัชนีชี้วัด ตัวชี้วัด
- KPI สำคัญอย่างไรกับการบริหารองค์กรธุรกิจ
ความหมายของ KPI ก็คือ ดัชนีชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จของงาน การทำงานโดยการ
เทียบผลการทำงานกับมาตรฐานหรือเป้าหมายที่องค์กรกำหนดหรือวางแผนไว้ ซึ่งนอกจากจะประเมินผลการทำงานกับมาตรฐานขององค์กรแล้ว องค์กรยังสามารถใช้วัดและประเมินผลความก้าวหน้าของการบรรลุวิสัยทัศน์ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรได้ด้วย
- KPI ชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จของงานด้านใดบ้าง
การใช้ KPI มาเป็นตัวชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จสามารถใช้วัดผลการดำเนินงานขององค์กร
ได้ในทุก ๆ ด้านและวัดออกมาได้อย่างเป็นรูปธรรมมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการชี้วัดผลงานของบุคคลกรในการปฏิบัติงานบนพื้นฐานที่ตั้งไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ใช้เป็นตัวชี้วัดในระดับหน่วยงานย่อยลงมา เช่น ผลการดำเนินงานในแต่ละแผนก หรือประเมินความพึงพอใจของลูกค้าและผู้มาใช้บริการ ทั้ง 2 ด้านหรือทั้งสองมุมมอง ดังนี้
- ดัชนีวัดความสำเร็จในเชิงบวก (Positive KPI) เป็นการกำหนดเกณฑ์การประเมิลผลในมุมมอง
ที่ดีหรือด้านที่ส่งผลในเชิงบวกต่อองค์กร ที่เกี่ยวเนื่องกับธุรกิจ อาทิ ยอดขาย กำไร ความพึงพอใจของลูกค้า หรือกำลังการผลิต เป็นต้น
- ดัชนีวัดความสำเร็จในเชิงลบ ( Negative KPI) เป็นการกำหนดเกณฑ์การประเมินผลในด้านที่
เป็นปัญหา โดยใช้ข้อบกพร่อง ปัญหา จุดด้อย หรือเกณฑ์ที่ก่อให้เกิดความเสียหาย มาเป็นบรรทัดฐาน เช่น ลดอัตราการขาดทุนให้น้อยที่สุด ลดความไม่พึงพอใจของลูกค้าให้ต่ำลง เป็นต้น
- การกำหนดตัวชี้วัดหลักใน KPI
การนำ KPI ไปเป็นตัวชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จของงานในองค์กร การกำหนดตัวชี้วัดหลักมี
ผลต่อประสิทธิภาพการประเมิน เนื่องจากตัวชี้วัดนั้นจะเป็นเกณฑ์มาตรฐานของการประเมินผล จึงต้องพิจารณาให้เหมาะสมรอบคอบ และมีความเป็นไปได้ สอดคล้องกับธุรกิจ นโยบายองค์กร ตลอดจนขนาดขององค์กร ดังนี้
- กำหนดตัวชี้วัดหลักระดับองค์กร สามารถนำไปใช้ได้กับองค์กรทุกประเภทเพื่อเป็นแนวทางให้
ทุกฝ่ายและทุกคนในองค์กรปฏิบัติ ตัวชี้วัดระดับองค์กรจะเป็นสิ่งที่บอกได้ว่าองค์กรนั้นประสบความสำเร็จมากน้อยเพียงใด
- กำหนดตัวชี้วัดหลักในระดับหน่วยงาน ซึ่งต้องให้สอดคล้องกับตัวชี้วัดหลัก หรือนโบยายของ
องค์กร ในระดับหน่วยงานย่อย เช่น แผนก กลุ่ม หรือทีมงาน
- กำหนดตัวชี้วัดในระดับรายบุคคล ระดับบุคคลเป็นหน่วยย่อยที่สุดแต่ก็มีความสำคัญที่สุด
เพราะเป็นการชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละคน ที่จะส่งผลในเชิงบวกทำให้องค์กรดีขึ้นหรือพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรให้ไปในทิศทางที่ดีขึ้น ตัวชี้วัดที่นำไปใช้ประโยชน์ เช่น ใช้ในการพิจารณาอัตราเงินเดือนตลอดจนโบนัสประจำปี เป็นต้น
- กำหนดตัวชี้วัดรอง ตัวชี้วัดรองนี้อาจไม่เกี่ยวเนื่องกับประสิทธิภาพการทำงานโดยตรง แต่เป็น
ตัวชี้วัดอีกด้านที่อาจเป็นส่วนเสริมในการพิจารณาประกอบกัน แต่อาจไม่มีความจำเป็นมากนัก ส่วนการใช้เป็นตัวชี้วัด อาจมีการประเมินค่าออกมาเป็นตัวเลขเพื่อวัดผลได้ เช่น ยอดขาย กำไร จำนวนการผลิต เป็นต้น
- ประโยชน์ของการนำ KPI ไปใช้กับการบริหารองค์กรธุรกิจ
- ชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรในองค์กรแต่ละตำแหน่ง
- ชี้วัดความสำเร็จขององค์กรธุรกิจ ว่าสามารถบรรลุเป้าหมายที่องค์กรวางไว้ได้หรือไม่
- เป็นประโยชน์ต่อการพิจารณาเพิ่มอัตราจ้างหรือโบนัสประจำปี
- เป็นการวัดผลเพื่อตรวจสอบข้อบกพร่องแล้วนำข้อบกพร่องนั้นมาแก้ไข
- นำผลการชี้วัด ไปใช้ในการวางแผนงานตลอดจนแผนการลงทุน ไปจนถึงประเมิน
งบประมาณในปีต่อไป
องค์กรธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ คือสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กร
ในหลาย ๆ ด้านให้พัฒนาอย่างต่อเนื่องนั้นเอง และเครื่องมือสำคัญในการวิเคราะห์เพื่อดูแนวโน้มการเติบโตภายในองค์กร ก็คือ KPI หรือตัวชี้วัดความสำเร็จที่สามารถใช้เป็นหลักเกณฑ์ในการประเมินผลการดำเนินงานได้อย่างวัดผลได้จริงแบบเป็นรูปธรรม